Nog niet eens zo gek lang geleden kreeg Rick Remmelzwaal, verantwoordelijk voor de sales bij KYP Project in Noordwijk, het ene na het andere argument te horen waarom men liever niet met een digitale bouwplanning werkt. “Nu gaf ik vorige week uitleg over de werking van ons systeem aan projectpartners en er was helemaal niemand die nog zat te sputteren.” Volgens Remmelzwaal hét bewijs dat de sector nut en noodzaak van het gebruik van ICT binnen projecten eindelijk begint te ontdekken en te waarderen.

KYP, of zoals het voluit heet Keep Your Promise, richt zich op de communicatie tussen alle bij een project betrokken partijen. Dat betekent dat de gehele planning van een project in één online overzicht zichtbaar wordt. “In tegenstelling tot bijvoorbeeld het traditionele Excel-document geeft KYP Project een dynamisch overzicht van de planning.”

De planning is hierdoor altijd up to date

Alle bij het project betrokken partijen hebben via de computer, laptop, tablet of smartphone 24/7 toegang tot de actuele planning. “Op het moment dat de hoofduitvoerder iets in de planning wijzigt dan krijgen alle betrokken partijen daar een melding van. Wanneer een taak van het project is uitgevoerd dan wordt er een vinkje geplaatst en zo zijn alle betrokken partijen daarvan op de hoogte. Kortom”, benadrukt Remmelzwaal, “de planning is hierdoor altijd up to date.”

Loodgietersbedrijf

Voordat Rick bij KYP Project aan de slag ging, was hij zelf jarenlang werkzaam bij het loodgietersbedrijf van zijn vader. “Het is mij toen meerdere malen overkomen dat ik met een toiletpot drie etages omhoog klom om vervolgens daar tot de ontdekking te komen dat de toiletruimte nog niet betegeld was. Kon ik weer naar beneden en weg. Dit kostte mij onnodig veel tijd” Uit onderzoek van onder andere Bouwkennis blijkt dat een gebrekkige communicatie één van de voornaamste oorzaken voor faalkosten is. “Uit ervaring blijkt dat werken met een digitale bouw- of onderhoudsplanning leidt tot zeker 10 procent minder faalkosten. Simpelweg omdat veranderingen in de planning voor iedereen direct zichtbaar zijn en men daar direct op kan inspelen.”

Direct inzicht in capaciteit

Behalve inzicht in het verloop van een desbetreffend project, kan de hoofduitvoerder KYP Project ook als eigen capaciteitsplanning gebruiken. “Je kunt namelijk meerdere projectplanningen onder elkaar leggen”, verduidelijkt Remmelzwaal. “En zo kun je in één oogopslag zien of je voor een bepaald project op dat moment wel voldoende capaciteit hebt of dat je, om ruimte te creëren, in de planning van een ander project moet gaan schuiven.”

Met de muis klikt hij op een post-it en schuift daarmee de taak makkelijk een weekje op. Tegelijkertijd verschuift de gehele planning. “En wanneer je dan op ‘opslaan’ klikt krijgen de partijen daarvan een melding. Mocht dat dan in de planning van de onderaannemer niet uitkomen dan kan de persoon contact op met de hoofduitvoerder om wellicht weer het een of ander aan te passen.”

KBM bespaart alleen al 2 uur per week met het simpel wijzigen van de planning

Keep It Simple Stupid

Inmiddels heeft KYP Project ruim 24.000 gebruikers, hoofdzakelijk in de bouwsector. In de 5 jaar dat KYP Project nu actief is, is ongeveer 60% van de functies door feedback van gebruikers ontwikkeld en toegevoegd. “Het belangrijkste is dat we het gebruik zo makkelijk mogelijk houden.

We noemen dat zelf KISS oftewel Keep It Simple Stupid. Het gebruiksgemak staat voorop.” Dat het planningsprogramma steeds makkelijker zijn weg vindt binnen de sector, heeft volgens Remmelzwaal vooral te maken met het feit dat ICT steeds meer wordt geaccepteerd. “De voordelen van digitaal werken zoals efficiënter werken, faalkosten verminderen en het gebruiksgemak, hebben zich inmiddels wel bewezen. Uit een recent onderzoek dat KYP Project bij KBM heeft afgenomen, is onder andere gebleken dat KBM alleen al 2 uur per week bespaard met het simpel wijzigen van de planning.”

‘Veel sneller overzicht en helder inzicht’

“Het digitaal werken geeft een sneller overzicht van de projecten die we bij KBM Groep hebben lopen maar ook een beter inzicht in de individuele projecten.” Dat zegt IJsbrand van Dijk. Samen met zijn collega Marcel Roest is hij projectvoorbereider bij KBM Onderhoud.

Van Dijk had zich net het Excelbestand waarmee de planningen werden opgesteld eigen gemaakt, toen KBM besloot op KYP Project over te stappen. “Ik ben hier in 2017 begonnen”, legt hij uit, “en bij nieuwbouw werkten ze al met dit systeem.” Marcel Roest, sinds een paar maanden bij KBM werkzaam weet eigenlijk al niet beter. “Het maakt het opstellen van de onderhoudsplanningen een stuk efficiënter.”

Marcel Roest en IJsbrand van Dijk

Tegelijkertijd erkent het tweetal dat ook de onderaannemers met het systeem uit de voeten moeten kunnen. “Als zij hun werk hebben gedaan moeten zij dit afmelden”, aldus Van Dijk. Op de toon waarop hij dit zegt valt op te maken dat dit deel nog wel eens wordt overgeslagen. “Ach”, merkt hij daarover luchtjes op, “het is ook een kwestie van wennen, je moet dat de tijd geven.” Toen het systeem werd ingevoerd hebben alle onderaannemers een introductie gekregen. “Het voordeel voor hen is dat ze precies zien wie voor hen en na hen loopt. Ze kennen elkaar natuurlijk dus ze hebben ook onderling contact”, aldus Roest.

Het gemak van het digitaliseren is dat de werkzaamheden makkelijk en efficiënter kunnen worden ingepland en er tevens inzicht in de beschikbare capaciteit ontstaat. “En natuurlijk blijven er altijd wel wensen”, zegt Roest. Van Dijk knikt: “Zo hebben we een ander systeem voor het opnemen van onderhoudswerkzaamheden. Het zou mooi zijn als die twee systemen gekoppeld konden worden. Maar daar wordt aan gewerkt.”